BASES DE DATOS EN ACCESS

BASE DE DATOS EN ACCESS

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente.En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas, campo, registro y nombre.

Un campo es cada uno de los tipos de datos que van a usar.
Un registro está formado por el conjunto de información en particular.
Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

	COLUMNAS          â
Nombre	Apellidos	Población	Provincia	Teléfono	País
Juan	Martín Gómez	Madrid	Madrid	(91) 333-22-00	España	çFILAS
Pedro	Morales Díaz	Villacastín	Avila	(920) 22-44-55	España
Angela	Campo Santos	Alcobendas	Madrid	(91) 654-89-89	España

COMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS

Microsotf Access proporciona tres métodos para crear una base de datos de Access.
Crear una base de datos usando el Asistente para base de datos:
1.- Haga clic en el botón nuevo de la barra de herramientas
2.- En el panel de tareas nuevo archivo, en ¨Plantillas haga clic en Mi PC
3.- En la Ficha de Base de Datos, haga clic en el icono correspopndiente al tipo de base de datos que desee crear y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4.- En el cuaddro de Diálogo Archivo Nueva Base de Datos, especifique un nombre y una ubicación para la base y, a continuación hagac clic en Crear.
5.- Siga las instrucciones del Asistente para Base de Datos.
    Crear una Base de Datos utilizando una Plantilla
    Esta es la forma más rápida de crear una Base de Datos. Este método es mas eficaz y utiliza una plantilla 
    que se adapte en gran medida a sus necesidades.

• Haga clic en el botón Nuevo de la Barra de Herramientas.
• En el panel de tareas Nuevo Archivo, en Plantillas busque una plantilla concreta o haga clic en Plantillas de Office Online para buscar una plantilla adecuada. 
• Busque la plantilla de Access que desee y haga clic en Descargar.

Crear una base de datos sin usar un asistente: 1) Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General. 2) Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.
Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.

CONSULTAS EN ACCESS

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la Base de Datos, con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que mas le interesa. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de ésta herramienta la que permite que los gestores de Base de Datos sean casi impresindibles en nuestro trabajo diario.

PASOS PARA CREAR UNA CONSULTA.

A menudo, Microsoft Access puede crear automáticamente una consulta de modo que el usuario no tenga que diseñar una desde cero.

Para crear una consulta con el fin de utilizarla como base de un formulario o informe, pruebe a utilizar los asistentes para formularios o informes. Estos asistentes crean el formulario o el informe, y si está basado en más de una tabla, también crean su instrucción SQL base. Si lo desea, puede guardar la instrucción SQL como una consulta.
Para crear fácilmente consultas que desea ejecutar de forma independiente o en las que desea basar varios formularios e informes, pruebe a utilizar uno de los asistentes para consultas. Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo básico automáticamente una vez obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso aunque esté acostumbrado a crear consultas, tal vez desee utilizar un asistente para diseñar rápidamente la consulta. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizarla.
Para crear consultas sobre filtros que creó usando Filtro por formulario, Filtro por selección o Filtro por entrada, guarde el filtro como una consulta.

Si ninguno de estos métodos satisface sus necesidades, puede crear la consulta desde cero en la vista Diseño de la consulta.

Crear una consulta de selección sin un asistente

• En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consultas y, a continuación, haga clic en Nuevo.
• En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y, a continuación, elija Aceptar.
• En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que enumera los objetos con cuyos datos desea trabajar.
• Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desea agregar a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.
• Si tiene varias tablas o consultas en la consulta, asegúrese de que están conectadas entre sí mediante una línea de combinación, de modo que Microsoft Access sepa cómo está relacionada la información. Si no están conectadas, cree usted mismo la línea de combinación.
• Si las tablas o consultas están combinadas, puede cambiar el tipo de combinación para que afecte a qué registros selecciona la consulta.
• Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño
• Mejore la consulta; para ello, introduzca criterios, agregue un orden, cree campos calculados, calcule la suma, el promedio, la cuenta u otro tipo de total con los datos recuperados o modifique de otro modo el diseño de la consulta.
• Para guardar la consulta, haga clic en Guardar en la barra de herramientas. Escriba un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar.
• Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.

El proceso de creación de una consulta de Tablas se compone de los siguientes pasos:

1.- Habilite la Base de Datos si no está firmada o si no recibe en una ubicación de confianza. En caso contrario no podrá ejecutar consultas de acción.

2.- En la vista Diseño de Consulta, cree una consulta de selección y a continuación modifique esa consulta hasta que devuelva los registro que desee. Puede seleccionar datos de mas de una tabla, en términos reales, puede desnormalizar los datos.

3.- Para obrener mas información sobre como normalizar los datos, vea el artículo Conceptos Básicos del Diseño de Una Base de Datos.

4.- Convierta la consulta de selección en una consulta de Creación de Tabla, eliga una ubicación para la nueva tabla y, a continuación ejecute la consulta para crear la tabla.

FORMULARIOS EN ACCESS

Administrador de contactos y aplicaciones empresariales proporcionan Formularios Web para agregar nuevos elementos a las listas, las bibliotecas o calendarios. también puede utilizar Microsoft Officce Access 2007 para crear formularios propios y trabajar con las listas de administrador de contactos y aplicaciones empresariales.

Un Formulario se usa para especificar, editar y mostrar la información de una lista, una biblioteca o un calendario.

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

Puede crear un formulario usted solo o hacer que Microsoft Access cree un formulario automáticamente mediante un Asistente para formularios. Un asistente acelera el proceso de creación de un formulario ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico. Cuando se utiliza un Asistente para formularios, Microsoft Access solicita información y crea un formulario basado en las respuestas. Aunque tenga experiencia en la creación de formularios, puede que desee utilizar un Asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el formulario. A continuación, puede cambiar a la vista Diseño para personalizar el formulario.

Si sólo desea crear un formulario sencillo de columna única, puede utilizar el botón Nuevo objeto.

• En la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Formularios.
• Elija el botón Nuevo.
• En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, haga clic en vista Diseño.
• Seleccione el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos (por ejemplo, si desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si desea crear un cuadro de diálogo personalizado), no seleccione nada en la lista.
• Elija Aceptar.

COMO DISEÑAR UN FORMULARIO

1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar un Formulario
2. En el Panel de Tareas diseñar un Formulario, haga clic en nuevo a partir de la Conexión de Datos.
3. En la primera páginas del asistente para la conexión de Datos haga clic en Base de Datos y a continuación en siguiente.
4. En la página siguiente del asistente, haga clic en seleccionar base de datos.
5. En el cuadro de diálogo seleccione el origen de datos,selccione la base de datos de SQL Sever o Access en la que desee basar el formulario y,a continuación haga clic en Abrir.
6. si hay mas de una tabla en la Base de Datos,en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla,haga en una tabla primaria del formulario y, a continuación haga clic en Aceptar.
7. Agrege cualquier otra tabla adicional.
8. En el asistente para la conexión de Daos haga clic en siguiente.
9. En la siguiente página del Asitente,escriba un nombre para la conexión de datos y a continuación haga clic en FINALIZAR.
10. Para agregar controles a formularios,haga clic con el botón secundario del mouse en un campo o grupo del panel de tareas origen de datos y,a continuacion,haga clic en control que desee insertar en el menú contextual.